Бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг – это относительно новый вид услуг для российского рынка. Первое время данными услугами пользовались, как правило, иностранные компании, в чьих странах аутсорсинг хорошо распространен. Сейчас российские компании всё чаще и чаще становятся пользователями бухгалтерского аутсорсинга. Но всё же, директора российских компаний предпочитают не прибегать к услугам посторонней компании, а нанять своего бухгалтера пусть даже в единственном лице. В данной статье мы постараемся выяснить,- что лучше: нанимать своего бухгалтера или обратиться в аутсорсинговую фирму, для этого мы рассмотрим:

- что представляет из себя услуга «Бухгалтерский аутсорсинг»;

- рассмотрим виды аутсорсинга;

- выявим все недостатки и преимущества аутсорсинга;

- определим условия, при которых использование аутсорсинговых услуг эффективно.

Что такое «Бухгалтерский аутсорсинг»?

Аутсорсинг происходит от английского слова outsourcing, означающего привлечение внешних ресурсов. Фактически аутсорсинг – это передача части функций, операций, бизнес-процессов в другую организацию не входящую в структуру предприятия.

Смысл аутсорсинга в том, чтобы освободить предприятие от непрофильных функций, путем привлечения сторонней организации для более эффективного использования высвободившихся ресурсов.

Аутсорсинг бывает разных видов, которые включают различные функции передаваемые аутсорсеру. Наиболее популярны следующие виды аутсорсинга:

1. IT-аутсорсинг – это передача функций по обслуживанию, настройке, обновлению программного обеспечения, компьютеров и прочего оборудования. Иными словами вместо того, чтобы содержать на фирме IT-отдел или штатного программиста, руководство заключает договор со специализированной компанией, исполняющей те же функции.

2. Бухгалтерский аутсорсинг – это передача функций ведения бухгалтерского и налогового учета, сдачи отчетности в специализированную аутсорсинговую организацию. То есть предприятие исключает из своей организационной структуры такой отдел как «Бухгалтерия», заменяя его функционал услугами, предоставляемые аутсорсинговой организацией. В российской практике понятие «Бухгалтерский аутсорсинг» прижилось не очень хорошо, чаше вместо него используется понятие «Бухгалтерское обслуживание».

3. Кадровый аутсорсинг – подразумевает передачу функций по подбору, найму и обучению персонала, а также кадровое администрирование и учет расчетов по заработной плате. Одним из видов кадрового аутсорсинга является аутстаффинг или по-другому кадровый лизинг, когда кадровое агентство или иное предприятие оформляет у себя в штате сотрудника, который фактически работает у заказчика (пользователя данной услуги), т. е. аутсорсер как бы сдает в «аренду» временно свободный персонал.

Чаще всего в России востребованы следующие виды бухгалтерского аутсорсинга:

- передача функций по ведению бухгалтерского и налогового учета;

- частный случай кадрового аутсорсинга – учет расчетов по заработной плате;

- составление отчетности, в частности по МСФО.

Помимо услуг по представлению бухгалтерского обслуживания аутсорсинговые фирмы предоставляют целый спектр дополнительных и аккумулированных услуг. Например, таких как:

- абонентское консультационное обслуживание, которое включает неограниченные устные консультации по вопросам налогового и бухгалтерского учета;

- обслуживание по типу «Мини-офис», включающие в себя услуги бухгалтера, юриста и кадровика;

- формирование, доработка и экспертиза учетной политики;

- бухгалтерское сопровождение при ликвидации или реорганизации предприятия;

- финансовый анализ бизнеса, который помогает определить эффективность Вашего бизнеса и найти скрытые ресурсы для её увеличения;

- и другие различные услуги в сфере бухгалтерского и налогового консалтинга.

Плюсы и минусы бухгалтерского обслуживания

Рассмотрим основные преимущества применения бухгалтерского аутсорсинга:

1. Сокращение затрат. Стоимость аутсорсинговых услуг, значительно меньше, чем стоимость обслуживания бухгалтерии. Благодаря тому, что нет необходимости содержать штат бухгалтерии, происходит высвобождение финансовых ресурсов, которые могут быть направлены в бизнес.

Экономия происходит за счет сокращения следующих затрат:

- затрат на заработную плату бухгалтерам,

- затрат на содержание рабочих мест (компьютеры, принтеры, канцтовары и т. п.);

- затрат на специальное программное обеспечение необходимое для ведения бухгалтерии, таких как, «1С: Бухгалтерия», программ по передаче отчетности в электронном виде, справочно-правовых систем;

- затраты на обучение персонала, повышение квалификации, прохождение семинаров по нововведениям в бухучете и налогообложении;

- затраты по приобретению специальной литературы (кодексы, журналы и т. п.).

К тому же аутсорсинговые организации предлагают градацию цен в зависимости от объема Вашей деятельности:

- минимальные цены по сдаче «нулевой» отчетности, когда предприятие не осуществляет деятельности;

- базовые цены для предприятий, имеющих минимальные обороты;

- цены с повышающими коэффициентами для предприятий с большими оборотами, определенной спецификой деятельности, большим объемом документооборота.

2. Профессионализм. Конечно, бухгалтер, работающий на предприятии, зачастую обладает не меньшими знаниями, чем сотрудник аутсорсинговой организации. Но сотрудники специализированной компании работают с предприятиями из различных областей и сталкиваются с множеством различных спорных ситуаций, благодаря чему имеют обширный практический опыт в области учета и налогообложения.

К тому же, в аутсорсинговых фирмах, как правило, работают специалисты, получившие помимо классического высшего экономического образования, дополнительные специальные знания, подтвержденные соответствующими сертификатами (аттестат аудитора, аттестат профессионального бухгалтера, второе высшее образование в области юриспруденции, сертификаты повышения квалификации).

Поскольку для компаний занимающихся оказанием аутсорсинговых услуг, сфера бухгалтерии и налогообложения является их основной профессиональной зоной, то соответственно такие компании стремятся достичь высокого качества предоставляемых услуг путем:

- особой тщательности подбора специалистов, предъявляя им высокие требования, как к образованию, так и к практическим навыкам и знаниям;

- проведения постоянного специального обучение своих сотрудников в виде аттестаций, семинаров, курсов повышения квалификации, совещаний по обзору нововведений в их сфере и т.п.;

- постоянного мониторинга законодательства, обзора нововведений в сфере бухгалтерии и налогового учета, и доведения полученных результатов до специалистов;

- контроля третьего лица, например, бухгалтерию ведет один специалист, а по итогам какого-то периода его работу проверяет специалист-аудитор, что позволяет выявить и устранить неточности в учете.

3. Высвобождение помещений предприятия. Помещения, которые раньше занимала бухгалтерия, могут быть применены более эффективно путем использования их для производственных целей или же сдачи их в аренду.

У самого аутсорсера экономия происходит за счет того, что 1 специалист может обслуживать несколько предприятий или же фирма размещает своих специалистов в районах с меньшей арендной платой.

Так же сейчас появляется ситуация, когда бухгалтер работает удаленно, т.е. вы можете находиться в одном городе, а обслуживающий Вас специалист-бухгалтер в другом, данный способ обслуживания эффективен в том случае если Вы работаете в одном городе, а бизнес находится в другом городе.

Аутсорсинг имеет неоспоримые преимущества, но, как и любая другая сфера, он имеет и свои недостатки:

1. Оперативность. Одним из самых больших недостатков аутсорсинга является отсутствие оперативности учета. Поскольку организации-заказчики представляют документы аутсорсеру один раз в неделю, месяц, квартал, то и оперативный учет затруднителен.

2. «Свой» бухгалтер. Многие предпочитают иметь бухгалтера непосредственно на своем предприятии, который знает все нюансы предприятия и бухгалтерии, специфику деятельности, а также может в любой момент отреагировать на любой возникший вопрос. У специалиста по бухгалтерскому обслуживанию может быть несколько клиентов на обслуживании, поэтому происходит «рассеивание» внимания и он не может заниматься постоянно только Вашим предприятием и возникшими на нем проблемами.

3. Конфиденциальность. Многие бояться, что они передают свои документы, базу данных в чужую компанию и бояться «утечки» информации. Но данный недостаток существует только в умах, поскольку вопрос о конфиденциальности прописывается в договоре на оказание бухгалтерского обслуживания, а фирмы-аутсорсеры очень хорошо следят за своей репутацией и не допустят разглашения данных клиента. С другой стороны, зачастую встречаются ситуации, когда главный бухгалтер увольняется в связи с серьёзными разногласиями с руководителем, при этом предоставляя определенные сведения в налоговые органы.

Аутсорсинг: да или нет?

К бухгалтерскому обслуживанию, как правило, прибегают малые и средние предприятия, на которых не такие большие обороты и небольшое количество сотрудников. Бухгалтерское обслуживание очень эффективно на предприятиях, которые только что зарегистрировались и начали свою деятельность, поскольку содержать бухгалтера пока еще не на что и негде, а сдавать отчетность и вести учет уже надо.

Прибегнуть ли к услугам аутсорсинговой организации, решать Вам, определенного универсального ответа нет. Вам надо взвесить все «за» и «против», рассмотреть все преимущества и недостатки описанные выше и решить согласны ли Вы мирится с этими недостатками и перекрываются ли они появляющимися преимуществами, сделать расчет затрат при найме бухгалтера и затрат на услуги аутсорсинговой организации. Для одного предприятия аутсорсинг может быть очень эффективен, для другого нет, всё очень индивидуально, и решение всегда остается за Вами. ©

Ведущий специалист по учету и налогообложению Врачева Александра Владимировна