03.05.2011

Будущее за электронной отчетностью

Всем известна поговорка «Время – деньги». И время бухгалтера с каждым днем становиться все дороже и дороже. Количество часов в сутках не растет, а вот количество отчетов, которые необходимо сдавать как минимум ежеквартально, а в худшем случае и ежемесячно, растет каждый год.

Налоговая, ФСС, ПФ РФ, Ростехнадзор… И даже за несданный статистический отчет с 2011 года грозит штраф в размере 10 000 рублей.

Но мало сформировать отчеты, нужно их сдать в соответствующий орган и желательно с первого раза. Здесь на помощь бухгалтерам приходит интернет.

На сегодняшний момент можно сдать в электронном виде любой отчет в налоговую инспекцию, пенсионный фонд, фонд социального страхования, статистику.

Более того, с 2011 года отчеты в Пенсионный Фонд принимаются только через интернет, если среднесписочная численность организации более 50 человек. Пенсионные фонды на местах пошли еще дальше. Так например при сдаче данных персонифицированного учета за 2010 год пенсионный фонд Ново-Савиновского района г. Казани снизил этот показатель до 10 человек.

Общая схема электронного документооборота следующая:

Отчет отправляется в соответствующий орган через специальный программный продукт, с использованием электронной цифровой подписи отправителя.
Отчет проходит автоматическую форматно-логическую проверку и при ее успешном прохождении отчет доставляется органу-получателю.
Инспектор принимает отчет и подтверждает принятие своей ЭЦП, о чем у отправителя сразу же появляется электронная квитанция.
После того как отчет проходит окончательную проверку и будет принят, у отправителя появляется электронный протокол проверки, что свидетельствует об успешно сданном отчете.
Если же в ходе проверки инспектор выявил расхождения, ошибки, то формируется протокол ошибок с указанием конкретных ошибок. После этого у отправителя есть 14 дней для исправления ошибок и отправки повторного отчета. Если уложится в эти 14 дней, то штрафа за непредоставление отчетности не будет. Так как обязанность по непосредственной передаче отчета в госорган отправитель выполнил.

Часто для формирования отчетности необходимо выяснить все ли платежи сели на нужные КБК, есть ли недоимка, либо, наоборот, у налогоплательщика образовалась переплата. Ответ на официальный запрос для получения такой информации будет получен в общем порядке через 5 рабочих дней. Однако в этом случае можно получить эту информацию в электронном виде в течении 1 дня.

Что нужно сделать, чтобы сдавать отчеты не выходя из офиса? Есть два пути.

Путь 1.

Выбрать программный продукт, который позволяет отправлять отчеты через интернет.
Пройти процедуру оформления, получения ЭЦП на уполномоченного сотрудника организации. Чаще всего это директор или главный бухгалтер. Однако следует учесть, что в случае увольнения сотрудника ЭЦП необходимо будет менять и всю процедуру проходить заново.
Провести обучение сотрудника, который будет отправлять отчеты.
Оформить и подписать заявление и соглашение о переходе на электронный документооборот в Пенсионный Фонд. Без этого отчеты не будут приняты Пенсионный фондом.
Оформить доверенность на уполномоченного сотрудника и передать ее в налоговую инспекцию. Сделать это нужно до отправки отчетов, иначе отчеты не будут приняты налоговой инспекцией. Если вы сдаете отчетность по месту постановки на учет своих обособленных подразделений, то комплект документов на подключение необходимо предоставить в каждую налоговую инспекцию.

Если юридические лица, зарегистрированы и ведут деятельность в разных субъектах/городах РФ, то возникают серьезные трудности с выполнением двух последних пунктов.

Также особо следует отметить, что если у вас группа компаний, то такую процедуру надо будет провести для каждого юридического лица группы компаний. Соответственно и расходы на подключение и абонентскую плату нужно умножать на количество подключаемых юридических лиц.

На рынке программных продуктов есть пакеты услуг для сдачи отчетности на несколько компаний. Например, пакет на от 5 до 10 юридических лиц. В этом случае вам, возможно, придется переплачивать, например, если у вас 6 юридических лиц.

Есть также понятие «Уполномоченная бухгалтерия», когда количество отчетов и юридических лиц не ограничено. Однако ведущие поставщики программных продуктов ставят ограничение – на момент подключения должно быть 30 организаций, по которым будет сдаваться отчетность через эту уполномоченную бухгалтерию. Если юридические лица, зарегистрированы и ведут деятельность в разных субъектах/городах РФ, то возникают трудности по передаче доверенностей, соглашений и заявлений в органы для перехода на систему электронной отчетности.

Путь 2.

Обратиться в компанию, уже подключенную в рамках уполномоченной бухгалтерии (Уполномоченный представитель)
Заключить договор на отправку электронной отчетности с Уполномоченным представителем
Уполномоченный представитель самостоятельно осуществляет подключение к системе с оформлением и передачей в госорганы всех необходимых доверенностей, заявлений и соглашений
Для отправки отчета необходимо передать его уполномоченному представителю и ждать протокола проверки

Второй путь имеет ряд преимуществ:

Не нужно вникать во все тонкости и регламенты сдачи электронной отчетности
Исключаются сложности с передачей доверенностей, заявлений, соглашений в госорганы
Тарифы ниже
Для отправки отчета нужен только доступ в интернет с любого компьютера для отправки отчета по электронной почте уполномоченному представителю, не нужно устанавливать дополнительных программ
Нет проблем с техническим обслуживанием программы и общения со службой технической поддержки

Юсупова Лилия Рафиковна