21.09.2020

Хранение документов фирмы после ее ликвидации

После принятия юридическим лицом решения о ликвидации, у руководителей возникает вопрос об уничтожении или ликвидации устава и иных документов компании, а также печати.

По общему правилу, последний этап процесса ликвидации юридического лица является завершенным, когда организация вносит сведения о ликвидации в ЕГРЮЛ.

В соответствии с п.1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» одной из обязанностей организации является хранение документов, перечень которых закреплен в вышеназванных законах.

Регламент хранения и уничтожения документов компании закреплен в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где обозначено, что в обязанности всех организаций входит сохранение документов в течение периода, установленного законом, независимо от того ликвидируется она или нет.

Обновленный список документов, в котором указаны сроки их хранения был утвержден Приказом Федерального Архивного Агентства РФ от 20.12.2019 г. № 236. Данные сроки хранения обязаны соблюдать все компании, независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. В случае уничтожения документов ООО в течение периода хранения документов компания несет ответственность в виде штрафов.

Документы при ликвидации можно разделить на три вида: постоянного, длительного и временного хранения. К документам постоянного хранения относятся документы, связанные с хозяйственной деятельностью. Документы длительного хранения – это исторические справки и документация по личному составу.

При банкротстве юридического лица, их архивные документы, а также документы по личному составу, срок хранения которых не истек, передаются через акт передачи в ликвидационную комиссию. Данный процесс регламентируется в ст. 23 от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В связи с этим между государственным архивом и ликвидационной комиссией возникают отношения, которые подтверждаются соответствующим договором.

Следующим этапом является то, что ликвидационная комиссия выбирает документы, которые подлежат либо хранению и передаче в государственный архив, либо уничтожению, если у них истек срок хранения.

При подсчете сроков хранения документов, нужно учесть, что отсчет начинается не от даты составления документов, а с 1 января следующего года.

Документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Впрочем, Налоговый кодекс РФ устанавливает исключения из общего правила для таких документов, которые подтверждают расходы принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотренные гл. 25 НК РФ.

Таким образом, можно сделать вывод, что нужно подходить с ответственностью даже к таким, казалось бы незначительным вещам, как хранение документов.

Нуриманова Алсу Ильдаровна