23.06.2021

Хранение электронных документов: что важно знать

Технологии не стоят на месте, в том числе и в сфере документооборота юридических лиц. Если раньше все документы были на бумажных носителях и хранились в архивах, то сегодня многие компании активно переходят на электронный документооборот. Неправильное хранение электронных документов может привести к утечке информации из компании и даже к штрафам ФНС. Электронные документы можно хранить на внешних носителях, в архиве компании, в архиве операторов ЭДО, в облачном архиве. Чтобы избежать объяснений с ФНС, нужно соблюдать ряд требований, прописанных в ГОСТ Р54989-2012/ISO/TR:

• Электронные документы должны быть информативными, правдивыми и содержать достоверную информацию; 
• Документы должны размещаться структурировано, с четким разделением на периоды, контрагентов, сделки; 
• На протяжении всего времени хранения документы должны открываться и иметь технические возможности к перезаписи; 
• Должна соблюдаться безопасность для электронного хранилища и регламент доступа к архиву; 
• Каждый документ должен храниться как минимум в двух экземплярах и находится в разных местах или на разных носителях; 
• Не реже одного раза в 5 лет должна производиться проверка сохранности электронных документов, при необходимости их нужно перезаписать и сохранить.

Забелина Виктория Николаевна

Подписаться на новости